„Add New Link“

„Add a Link“ ist ein Bestandteil der modernen Collaboration. Die anderen im Team an entdecktem Wissen teilhaben zu lassen, gehört dazu. Aktuelle Collaboation Suites bieten Tools zum Knowledge Management und man ist gut beraten, wenn man die Features nutzt.

„Add new Link“: 5 Tipps mit denen Sie aus Ihrem Team ein noch besseres machen

Sie möchten, dass Ihr Team gedeiht. Und laut einer aktuellen Studie von Slack gibt es ein paar Dinge, die dafür erforderlich sind: mehr Transparenz, mehr Kommunikation und mehr Verbindung. Auf eine Weise können Sie all dies erreichen? Verbesserung Ihres Wissensmanagementsystems. Also ein gezieltes „Add new Link“.

Mit Wissensmanagement können Sie Informationen in Ihrem Unternehmen sammeln, speichern und organisieren. So erfassen Sie das Wissen einer Person oder eines Teams und machen es dem Rest Ihres Unternehmens zugänglich.

Dies könnte beispielsweise die Art und Weise sein, wie Ihr Team sein Google Drive so organisiert, dass jeder problemlos auf die Dateien zugreifen kann, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind, oder wie Sie Aktualisierungen in einem Slack-Kanal freigeben, um die Suche nach anderen Teams zu vereinfachen. Wenn Sie möchten, dass jeder in Ihrem Team Wissen frei teilen, finden und darauf zugreifen kann, müssen Sie über das richtige Wissensmanagementsystem verfügen, um alles zu organisieren.

So pflegen Sie das Wissensmanagementsystem Ihres Teams

„Mit einem Wissensmanagementsystem ist man generell [nicht]produktiv“, sagt David Chaudron, ein Organisationspsychologe. „Es zu benutzen ist.“ Die Einrichtung eines Wissensmanagementsystems ist ein Muss, wenn Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens steigern möchten. Um dieses System jedoch erfolgreich zu warten , muss Ihr gesamtes Team an Bord sein.

  1. Halte die Dinge einfach

    Ein großer Teil davon, Ihr Team mit Wissensmanagement vertraut zu machen? Nicht überwältigen mit Systemen, die verwirrend oder unnötig komplex sind. „Add new link“ muss einfach sein Wirklich einfach.

    Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Wenn Sie die Dinge einfach halten, können Sie Ihr Team schnell schulen – und die Implementierung Ihrer Wissensmanagementsysteme für alle Beteiligten erheblich vereinfachen.

    „Ein Teil unseres Ethos bei RunRepeat ist es, uns nicht von Prozessen und Tools abkoppeln zu lassen, die wir nicht vollständig nutzen. Deshalb haben wir für den größten Teil des Teams ein einfaches System entwickelt, bei dem nur vier Software- Komponenten zum Einsatz kommen: Slack, Google Drive, Google Hangouts und Trello“, sagt kürzlich Paul Ronto, Chief Marketing Officer von RunRepeat, einer Website zur Überprüfung von Sportschuhen mit einem Remote-Team von 55 Mitarbeitern in Echtzeit mit der Möglichkeit, relevante Informationen zu fixieren, zu kennzeichnen, zuzuweisen und anzuhängen.

    Die Prozesse, Systeme und Frameworks, mit denen Sie Ihr Wissen in Ihrem Unternehmen verwalten, liegen ganz bei Ihnen. Wenn Sie jedoch die Effizienz steigern möchten, vereinfachen Sie, wo immer Sie können (Ihr Team wird es Ihnen danken!).

  2. Binden Sie Ihr Team in den Prozess des „Add new Link“ ein

    „Lassen Sie Ihr Team mitreden“, sagt Erin Bailey, Partnerin der Digital Marketing Agentur Matrixx. „Sie sind diejenigen, die sich am meisten mit Wissensmanagement beschäftigen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie mit den Verfahren vertraut sind. Außerdem haben sie vielleicht sogar bessere Ideen.“

    Wie Chaudron sagt, ist es nicht nur für die Entscheidungsfindung hilfreich, wenn Sie Ihrem Team einen Einblick in die Art des Wissensmanagementsystems geben, das es einsetzen möchte, sondern auch den Widerstand gegen das, was letztendlich gewählt wird, verringern.

    „Ein Wissensmanagementsystem zu haben, ist überhaupt nicht produktiv. Erst es zu benutzen ist es. “
    David Chaudron, Organisationspsychologe

  3. Erstellen Sie eine Umgebung für den Wissensaustausch und enablen Sie „Add new link“

    Es spielt keine Rolle, über welche Wissensmanagementsysteme Sie verfügen. Wenn Sie kein Umfeld schaffen, das den freien Austausch von Wissen fördert, kann sich Ihr Team zurückhalten (und Dinge spielen, die dem Hemd am nächsten sind, mit ihren wertvollsten Erkenntnissen).

    „In einem wettbewerbsorientierten Arbeitsumfeld versuchen die Mitarbeiter, sich gegenseitig zu übertreffen, und geben das, was sie wissen, seltener an andere weiter“, sagt Dana Case, Director of Operations bei MyCorporation.com. „Für Unternehmen ist es wichtig, eine Wissenskultur anzupassen, in der Informationen ausgetauscht werden, anstatt für den beruflichen Gewinn oder Nutzen geschützt zu werden.“ „Add new Link“ muss also gelebt werden.

    Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Wissensmanagementsysteme nutzen, ermutigen Sie verschiedene Teams und Abteilungen, zusammenzuarbeiten und zu teilen, was sie auf den Tisch bringen. Belohnen Sie Menschen für den Austausch von Ideen und geben Sie Einzelpersonen und Teams die Anerkennung, die sie verdienen, wenn sie dies tun.

    „Je mehr Ihre Mitarbeiter sich verstehen, welche unterschiedlichen Hintergründe sie haben und welche Erfahrungen sie in das Team einbringen, desto besser können sie zusammenarbeiten und dieses implizite Wissen teilen“, sagt Ronto. „Wenn die Leute verstehen, dass alle Boote mit steigender Flut steigen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie ihr Wissen [horten].“

  4. Halten Sie die Dinge konsistent

    Damit Ihr Team Ihre Wissensmanagementpraktiken umsetzt (und dadurch die Produktivität steigert), müssen Sie konsistent sein, wie Sie Informationen teilen, speichern und organisieren. „Add new link“ muss perfekt organisiert werden.

    „Wir verwenden Office 365 / OneDrive, in dem alle Client-Dateien nach Geschäftsjahr und Projekt gespeichert und organisiert werden“, sagt Bailey. „Es gibt eine feste Struktur für die Organisation und Benennung von Dateien, um Verwirrung zu vermeiden. Konsistenz ist der Schlüssel und muss auf alle Client-Ordner angewendet werden.“

  5. Bitten Sie um Feedback

    Die einzige Möglichkeit, sicherzustellen, dass das von Ihnen verwendete Wissensmanagementsystem für Ihr Team geeignet ist, besteht darin, sie zu befragen.

    „Bitten Sie immer um Feedback“, sagt Case. „Es ist wichtig zu wissen, ob die Schulungsinstrumente oder -praktiken Ihres Unternehmens effektiv waren. Verstehen Ihre Mitarbeiter den Umgang mit dem neuen System? Muss der Trainingsleitfaden aktualisiert werden?“

    Durch Rückmeldungen zu Ihren Systemen und Prozessen können Sie feststellen, was funktioniert und was nicht – und sich so lange weiterentwickeln, bis Sie die für Ihr Team sinnvollsten Lösungen gefunden haben.


Bildnachweis: © shutterstock – Titelbild fizkes

Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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